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RGPD

1/ POLITIQUE DE GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL D’EMPRESARIAL

Empresarial est une SARL dont le siège social est situé au 32 rue Charles Despeaux 78400 Chatou en France. L’entreprise au capital de 60 000 euros est inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro de SIRET 664 98 303 709 000027.
Coordonnées : contact@http://www.springboxevent.com/ et tél. : +33 1 71 51 70 34 
Empresarial est une agence de communication ayant 3 métiers principaux : organisation de salons ou événements professionnels et grand public – événements d’entreprise – relations presse et relations publiques.
Elle exploite les sites internet suivants : www.http://www.springboxevent.com/r – www.http://www.springboxevent.com/(ci-après « le site »)
Ci-après « nous »

Ces sites internet et manifestations ont comme vocation de mettre à disposition des internautes, exposants / clients et visiteurs / invités (soit toute personne physique ou morale qui visite nos événements ou de nos sites, ci-après « les utilisateurs » ou « vous ») les informations permettant de découvrir les activités et services et événements proposés par l’agence ainsi que ses actualités ou celles de ses clients.
Nos sites proposent en outre des fonctionnalités permettant aux utilisateurs de contacter l’agence (demande de contact, inscription à des événements…) ou de s’inscrire à sa enewsletter ou liste de diffusion presse et partenaires, ou événements (demande de badge ou d’invitation…).
L’agence propose aux utilisateurs, sous certaines conditions liées à leur qualité d’exposant ou de visiteur, d’accéder à un espace réservé (ci-après « les back offices ») sur certaines parties des sites.
Lors de votre navigation et de vos interactions avec le/les site(s) ou l’agence, cette dernière peut être amenée à collecter des données et à traiter des données à caractère personnel vous concernant, en qualité de responsable de traitement.
Respectueux de la vie privée, l’agence accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente politique vise ainsi à vous exposer en toute transparence les modalités et caractéristiques des traitements de données mis en œuvre par l’agence au moyen ou par l’intermédiaire, en tout ou partie, de ses sites.

2/ L’OBJET DE CETTE POLITIQUE

Cette politique a pour objet d’informer les utilisateurs des modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de leurs données à caractère personnel, ainsi que des droits qui leur sont conférés dans ce cadre au regard des dispositions applicables en la matière.

3/ QUAND SOMMES-NOUS AMENES A TRAVAILLER VOS DONNEES ?

Les données vous concernant sont notamment collectées ou traitées en tout ou en partie à l’occasion de votre navigation sur le site et de la saisie par vos soins d’informations dans les formulaires de collecte de données y figurant, et plus généralement dans le cadre de votre relation et de vos échanges ultérieurs avec l’agence.
De manière générale, vos données sont donc collectées directement auprès de vous dans les hypothèses précitées.
Outre ces informations, vous êtes informés que les données que nous collectons et traitons vous concernant peuvent éventuellement être enrichies par nos soins, notamment pour des finalités de prospection ou de communication, au moyen d’autres sources d’informations (réseaux sociaux, informations dites « publiques »….).

4/ QUELLES CATEGORIES DE DONNEES RECUEILLE-T-ON ?

Plusieurs catégories de données à caractère personnel vous concernant peuvent être collectées, et en particulier les données suivantes :
- Des données d’identification : il s’agit notamment de données telles que votre civilité, vos nom et prénom, vos coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, adresse postale)… ;
- Votre historique de trafic et de navigation sur le site, incluant des informations relatives à la traçabilité de vos actions sur et interactions avec le site ou encore des données de tracking de vos actions à l’égard des emails que nous pouvons vous adresser (ouvertures, clics…) ;
- Des données relatives au suivi de votre relation avec l’agence : demande de contact, de renseignements, ou de documentation, correspondances échangées, données relatives aux transactions réalisés et aux moyens de paiement, informations d’ordre économique et financier, données relatives à la situation familiale, personnelle ou professionnelle, services souscrits / produits commandés et détail, historique des commandes, données relatives au règlement des factures, données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage.

5/ LA COLLECTE DE CES DONNEES EST-ELLE OBLIGATOIRE ?

Au sein du site, vous êtes informé sur chaque formulaire de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire des réponses, et plus généralement des informations collectées, par la présence d’un astérisque à côté du (des) champ(s) concerné (s). En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.
A défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, la demande liée à cette collecte de données (ex demande de renseignement, inscription à un événement…) pourrait ne pas être traitée ou son traitement retardé.

6/ POUR QUELLES FINALITES VOS DONNEES SONT-ELLES COLLECTEES ?

Selon les cas, l’agence traite vos données collectées via ses sites internet en tout ou en partie pour les principales finalités suivantes :
- La gestion, le traitement et le suivi de vos demandes et de vos échanges avec l’agence (ex : demande de contact, de renseignement, de badge, de documentation…) ;
- La gestion de vos relations avec l’agence concernant les contrats, commandes, factures, paiements et transactions (en ce incluant la gestion des impayés et du contentieux et la comptabilité associée) ainsi que la mise à disposition d’un espace réservé ;
- La réalisation d’opérations de prospection, de sollicitation et de communication (emails dont enewsletters et courrier postal, de segmentation et personnalisation des échanges…) ;
- La gestion et la mise en œuvre des opérations de communication par l’agence au sens large ;
- L’accès et le bénéfice des fonctionnalités proposées sur les sites ;
- La compréhension et l’étude de l’utilisation du site par les utilisateurs du site et du comportement de navigation de ces derniers en vue de l’amélioration de notre communication en ligne ;
- L’amélioration et l’optimisation de la qualité et des fonctionnalités des sites ;
- La réalisation et l’élaboration d‘études, d’analyses, de reporting et de statistiques ;
- La gestion et le traitement des demandes des utilisateurs du site et, plus généralement des contacts avec l’agence, visant à l’exercice de leurs droits en matière de protection des données à caractère personnel ;
- Le respect des obligations légales et réglementaires résultant notamment de l’activité de l’agence.
En fonction des finalités poursuivies, le fondement de tels traitements de données à caractère personnel peut varier. De manière générale, ces traitements sont nécessaires :
- Pour la gestion, le traitement et le suivi de vos demandes à l’attention de l’agence (notamment réponse aux demandes de renseignement, demande de badge ou d’invitation, traitement des commandes et des transactions…), ces opérations pouvant dans certains cas être qualifiées d’opérations nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (en qualité d’exposant, de visiteur ou salarié d’un groupement qui est client ou partenaire de l’agence par exemple),
- Pour la poursuite des intérêts légitimes de l’agence dans le cadre de la gestion et du suivi de ses relations avec les utilisateurs de ses suites, et plus généralement avec ses contacts, et l‘organisation de ses opérations de prospection et de communication de manière générale,
- Pour le respect d’obligations légales et réglementaires qui s’imposent à l’agence.

7/ A QUI VOS DONNEES SONT-ELLES DESTINEES ?

Vos données à caractère personnel sont destinées aux services et personnels habilités de l’agence.
Elles peuvent être communiquées, pour des finalités précitées, et ce uniquement si une telle communication s’avère nécessaire, à nos éventuels prestataires et partenaires, contractuels et commerciaux, pouvant intervenir dans le cadre des traitements de données à caractère personnel susvisés.
Par ailleurs, vos données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives.
Il est précisé que les destinataires de l’ensemble de vos données, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.

8/ COMBIEN DE TEMPS VOS DONNEES SONT-ELLES CONSERVEES ?

Les durées de conservation des données sont :
- Vos données collectées et traitées par l’agence sont conservées pendant une durée de cinq ans à compter de votre dernier contact avec l’agence (demande en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique, inscription à la newsletter, clic dans un email à votre attention adressé par l’agence, participation à un événement…) ;
- Votre consentement à l’abonnement à la newsletter et à la réception d’information presse ou d’invitations à des événements est à renouveler tous les trois ans ;
- Si vous relevez d’une entreprise cliente de l’agence, ces données sont conservées le temps de la durée du contrat puis sont conservées après le contrat pendant une durée de cinq ans à compter du dernier échange, avant suppression définitive, afin d ‘assurer le maintien de relations à long terme nécessaires à l’exercice par l’agence de son métier ;
- Les données de connexion, de navigation et de trafic sont conservées pendant une durée maximum de trois ans.
Il est précisé que l’ensemble de ces données peut toutefois être conservé plus longtemps que les durées précitées :
- Soit après obtention de votre accord ;
- Soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à l’agence ou encore pendant les délais légaux de prescription ou d’opposition (cf paiements).
Les durées de conservation précitées ont été définies de manière à nous permettre de traiter vos demandes (renseignement, commande, contact…) et/ou de mener à bien nos opérations de communication tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Les données d’identification et de contact des personnes morales (nom commercial, adresse, email, téléphone…) ne permettant pas l’identification d’une personne physique sont conservées dans limitation de durée.

9/ QUELS SONT VOS DROITS ?

Conformément aux dispositions légales et réglementaires précitées, vous disposez d’un droit d’interrogation et d‘accès à vos données.
Vous bénéficiez également d’un droit de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de vos données dans une certaine mesure, ainsi que du droit à la portabilité de vos données.

Vous disposez en outre d’un droit d’opposition à ce que les données à caractère personnel vous concernant soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale.
Vous disposez également du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de vos données à caractère personnel et à la manière dont vous souhaitez que vos droits soient exercés après votre décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, vos données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée par des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription et après le cas échéant été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.

Toutes demandes tendant à l’exercice de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la protection des données à caractère personnel, doivent être effectués par courrier auprès de l’agence à l’adresse électronique contact@empresarial.fr ou à l’adresse postale suivante :
EMPRESARIAL 32 rue Charles Despeaux 78400 Chatou FRANCE.
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, l’agence doit s’assurer de l’identité avant de répondre à une telle demande. Aussi, toute demande tendant à l’exercice de ces droits devra être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé et en cours de validité.
Certains formulaires en ligne de nos sites proposent aux utilisateurs de saisir leur numéro de téléphone. L’utilisateur qui ne souhaite pas faire l’objet de prospection notamment commerciale par voie téléphonique est infirmé de son droit à s’inscrire gratuitement sur la liste nationale d’opposition au démarchage téléphonique via le site internet accessible suivant : www.bloctel.gouv.fr
Vous disposez aussi de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel (en France : la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou « CNIL ») si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas effectué conformément aux dispositions applicables.

10/ COOKIES ET AUTRES TRACEURS OU TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Des cookies et autres traceurs ou technologies similaires (ci-après « cookies ») peuvent être installés et/ou lus dans votre navigateur lors de votre visite sur le site.

11/ QUELLES SONT LES MESURES MISES EN ŒUVRE POUR ASSURER LA SECURITE DE VOS DONNEES ?

Soucieuse de garantir la sécurité de vos données, l’agence prend toutes les précautions et mesures utiles et appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles , administratives ou organisationnelles, au regard de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En raison des difficultés inhérentes à l’exercice d’une activité sur internet et des risques, que vous connaissez, résultant d’une transmission de données par voie électronique, l’agence ne saurait toutefois être tenue à une obligation de résultat.
En cas de survenance de difficultés, l’entreprise fera ses meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendra toutes les mesures adéquates conformément à ses obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel et le cas échéant les personnes concernées).
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’agence impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquels ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données).

12/ QUEL EST LE SORT DE VOS DONNEES SUIR LES SITES INTERNET DE TIERS ?

Des liens présents sur le site peuvent vous renvoyer vers des sites de tiers, extérieurs à l’agence.
A cet égard, votre attention est attirée sur le fait que les politiques des données personnelles de ces sites peuvent être différentes de celle de l’entreprise.
Aussi, il est recommandé, dans tous les cas, de prendre connaissance de la politique de protection des données personnelles de chacun des sites concernés.
En tout état de cause, la responsabilité de l’agence ne saurait être recherchée dans le cas où les traitements de données mis en œuvre via l’un de ces sites contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

13/ QUE FAIRE POUR ETRE INFORME DES MISES A JOUR DE LA PRESENTE POLITIQUE ?

Cette politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée ou ajustée à tout moment.
En cas de modification ou d’ajustement, la nouvelle politique sera mise en ligne sur le site dans la rubrique dédiée. Par ailleurs, tous les formulaires de collecte de données à caractère personnel figurant sur notre site proposent un lien vers la présente politique.
Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière modification : le 1er Juin 2020

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